El Estado de Costos de Producción y Ventas es un informe financiero interno que detalla cuánto le costó a la empresa producir sus bienes durante un período y cuánto costaron los productos vendidos en ese período. A diferencia del estado de resultados (que solo muestra el costo de ventas total), este estado desglosa todos los elementos del costo de fabricación de manera pormenorizada. En empresas de manufactura, muestra el costo de la producción terminada (costos de bienes fabricados) y el costo de los artículos vendidos, organizados en secciones que reflejan los distintos componentes: materias primas, mano de obra y costos indirectos de fabricación.

Para elaborar el estado de costos de producción y ventas se siguen pasos secuenciales, calculando primero el costo de fabricar los productos y luego el costo de los productos vendidos en el período. La estructura típica del estado incluye las siguientes partes:

Costo de producción del período (Costo de bienes manufacturados):

Inventario inicial de materias primas

+ Compras netas de materias primas del período

= Materias primas disponibles para uso

– Inventario final de materias primas

= Costo de materias primas utilizadas en la producción
(Si se distingue, se restan las materias primas indirectas para obtener solo las directas usadas.)

+ Costo de mano de obra directa utilizada

+ Costos indirectos de fabricación incurridos (ej. insumos de fábrica, depreciación de equipo, servicios, etc.)

= Costo total de producción incurrido durante el período

+ Inventario inicial de producción en proceso

– Inventario final de producción en proceso

= Costo de producción terminada (costo de los productos completados en el período)

Costo de los productos vendidos (Costo de ventas):

Costo de producción terminada (desde el cálculo anterior)

+ Inventario inicial de productos terminados

– Inventario final de productos terminados

= Costo de los productos vendidos del período (costo de ventas)

Al final de este estado, el costo de los productos vendidos coincide con el renglón de costo de ventas que se reportará en el Estado de Resultados del período correspondiente. Es importante destacar que las empresas industriales requieren este cálculo detallado debido a su proceso de transformación; en contraste, una empresa comercial (que no fabrica sino que revende mercancías) determina su costo de ventas de forma más simple, sumando las compras netas de mercancía al inventario inicial y restando el inventario final de mercancía. En otras palabras, en una empresa comercial el costo de ventas equivale esencialmente al costo de adquisición de los bienes vendidos, mientras que en una empresa manufacturera el costo de ventas está constituido por el costo de las materias primas utilizadas más todos los costos incurridos en la transformación de estas en productos terminados (mano de obra directa y costos indirectos de fabricación).

Ejemplo (Sector alimentos – Alpina): Alpina, como empresa productora de alimentos lácteos, elabora estados de costos para controlar sus gastos de fabricación. En sus informes financieros consolidados, el costo de ventas anual refleja principalmente el costo de producción: por ejemplo, en 2023 Alpina reportó un costo de ventas total de ~$2.323 billones, compuesto mayoritariamente por la compra de materias primas ($1.965 billones) junto con beneficios a empleados (mano de obra directa), depreciaciones, servicios públicos y otros costos fabriles incurridos en sus plantas. Esto ilustra cómo la mayor parte del costo en una empresa industrial corresponde a los insumos productivos (leche, frutas, materiales de empaque, etc.) y a los costos de transformación (salarios del personal de planta, energía eléctrica, mantenimiento de equipos, etc.). Dicho estado de costos de producción y ventas sirve de puente para entender cómo se construye el renglón de costo de ventas que aparece en el estado de resultados de Alpina, proporcionando un nivel de detalle que no se ve en los estados financieros de propósito general.

Tratamiento de cuentas específicas en contabilidad de costos

La contabilidad de costos emplea cuentas de inventario y de acumulación de costos específicas para registrar cada elemento del costo de producción. Estas cuentas actúan como “contenedores” donde se van acumulando los valores de materias primas, mano de obra y costos indirectos a medida que avanza el proceso productivo, permitiendo luego elaborar el estado de costos antes descrito. A continuación se describen las principales cuentas y su dinámica:

Inventario de Materias Primas: Registra los materiales directos e indirectos comprados y disponibles para producción. Cuando se adquieren materias primas, se incrementa esta cuenta (contra cuentas por pagar o caja, según corresponda). Al necesitarse en producción, las materias primas son retiradas del almacén mediante una requisición de materiales, la cual sirve de documento soporte para descargar (acreditar) su valor del inventario de materias primas y cargarlo a producción en proceso. De este modo, el costo de las materias primas utilizadas se transfiere desde el activo (inventario) hacia la cuenta de producción en proceso. (Ejemplo: en los registros de Alpina, la leche cruda, azúcar, estabilizantes y otros insumos pasan de la bodega a la planta, respaldados por requisiciones que autorizan y documentan dicha salida hacia producción.)

Producción en Proceso (Obra en Proceso): Representa la acumulación de costos de aquellos productos que están en proceso de fabricación pero aún no terminados al cierre del período. A esta cuenta se cargan los tres elementos del costo de producción:

• Materia prima directa: cuando se usan materiales directos, se debita Producción en Proceso y se acredita Inventario de Materias Primas, según las requisiciones mencionadas.
• Mano de obra directa: el costo de la mano de obra de fábrica se acumula inicialmente en cuentas de nómina o salarios por pagar. Periódicamente, la porción de sueldos que corresponde al trabajo directo en producción se carga a Producción en Proceso (y se acredita a sueldos por pagar). La asignación se basa en registros de tiempo, como tarjetas reloj o boletas de tiempo, que detallan las horas que cada operario dedicó a cada orden de producción o departamento. Estas boletas son documentos soporte esenciales para distribuir correctamente el costo de la mano de obra entre los productos o lotes correspondientes.

Costos indirectos de fabricación (CIF): son los costos de fábrica que no son materiales directos ni mano de obra directa (por ejemplo: insumos indirectos, sueldo de supervisores, energía eléctrica, mantenimiento, depreciación de maquinaria, arrendamientos de planta, etc.). Inicialmente, los CIF reales se acumulan en una cuenta de control llamada Costos Indirectos de Fabricación o CIF por aplicar. Durante el período, estos costos indirectos se asignan o aplican a Producción en Proceso mediante una tasa predeterminada (costeo normal) o sobre la base real al final del período. El soporte típico para esta asignación es un análisis de distribución de costos indirectos, que resume el total de CIF incurrido y lo reparte a los diferentes departamentos o órdenes de trabajo según una base definida (por ejemplo, horas-máquina, horas de MOD, volumen, etc.). Al aplicar los CIF, se debita Producción en Proceso (incrementando el costo en proceso) y se acredita la cuenta de CIF, descargando los costos acumulados. Es común llevar cuentas auxiliares de CIF por cada departamento o centro de costo para controlar variaciones entre lo realmente incurrido y lo aplicado.

En conjunto, a medida que avanza la producción, la cuenta de Producción en Proceso refleja la suma de materiales directos, mano de obra directa y CIF asignados a los productos en fabricación. Al final del período, el saldo de esta cuenta representa el inventario de productos en proceso (costo acumulado de la producción no terminada). Cuando un lote u orden de producción se termina completamente, su costo total se transfiere: se acredita la cuenta de Producción en Proceso y se debita la cuenta de Productos Terminados por ese mismo monto. Esto refleja que dichos costos dejan de estar “en proceso” y pasan a formar parte del inventario de artículos terminados.

• Inventario de Productos Terminados: Es la cuenta de inventario que refleja el costo de los productos ya fabricados y listos para la venta. Recibe los costos desde Producción en Proceso cada vez que se concluye la fabricación de unidades terminadas (ingreso de mercancía al almacén de productos terminados). Internamente puede documentarse esta transferencia con un comprobante de entrada a almacén o comprobante de entrega firmado por el departamento de producción, indicando que cierto lote fue terminado y entregado a almacén. El saldo de esta cuenta al cierre del período corresponde al inventario final de productos terminados (activo circulante en el balance).
• Costo de Ventas (Costo de los productos vendidos): Es una cuenta de resultado (gasto) que se utiliza para registrar el costo correspondiente a las unidades vendidas durante el período. Cuando la empresa vende mercancía, se registra por un lado la venta (contra un ingreso por ventas y una cuenta por cobrar o efectivo) y por otro lado la salida del inventario: se acredita la cuenta de Productos Terminados (disminuye el activo inventario) y se debita la cuenta de Costo de Ventas (se reconoce el gasto) por el costo de esos bienes vendidos. Esta doble partida asegura que por cada ingreso por ventas se reconozca el correspondiente costo, cumpliendo el enfrentamiento de ingresos y gastos. La transacción de venta está respaldada por la factura de venta emitida al cliente y por documentos de despacho o comprobantes de embarque que evidencian la entrega del producto. Tras este asiento, el costo de esos productos queda reflejado como gasto en el estado de resultados, emparejándose con el ingreso de la venta para determinar la utilidad bruta.

Cabe resaltar que la contabilidad de costos conecta con la contabilidad financiera general a través de estas cuentas de inventario y de costo. Los documentos soporte (requisiciones, boletas de tiempo, informes de distribución de CIF, comprobantes de transferencia de inventario, facturas, etc.) garantizan que cada movimiento de estas cuentas esté debidamente justificado y autorizado. Por ejemplo, la requisición de materiales releva al almacenista de la responsabilidad por esos insumos entregados a producción, y la factura de venta junto con la remisión de despacho releva al almacén de productos terminados de la responsabilidad sobre las unidades que se entregaron al cliente. De esta forma, las cuentas específicas de costo registran con precisión el flujo físico y financiero de la producción.

Documentos Soporte en la Contabilidad de Costos

En una empresa manufacturera, cada transacción relacionada con costos de producción debe estar respaldada por documentos fuente o soporte que autorizan y evidencian el movimiento de inventarios o el reconocimiento de costos. Estos documentos sirven tanto para control interno como para proporcionar una base verificable a los asientos contables en las cuentas antes descritas. A continuación se enumeran los principales documentos soporte utilizados en la contabilidad de costos y su función:

• Órden de compra y Factura del proveedor: Cuando se adquieren materias primas o insumos, se emite una orden de compra y, al recibirse los materiales, la entrega viene acompañada de la factura del proveedor. La recepción se constata mediante una guía o informe de recepción de materiales, donde se verifica el estado, la cantidad y calidad de lo entregado. Una copia de la guía de recepción se envía al departamento de contabilidad y se compara con la factura del proveedor; ambos documentos constituyen el soporte para registrar la entrada de las materias primas al inventario (débito a Inventario de Materias Primas) y el pasivo por pagar al proveedor.
• Requisición de materiales: Documento interno mediante el cual el departamento de producción solicita a bodega/almacén los materiales que necesita para el proceso productivo. En la requisición se especifica la materia prima requerida, su cantidad, unidad de medida, el número de orden o departamento al que se cargará, la fecha y la firma de autorización. Este documento es fundamental, pues autoriza la salida de materiales del almacén y sirve de base para registrar la disminución del Inventario de Materias Primas y el cargo correspondiente a Producción en Proceso. Sin una requisición aprobada, no deben retirarse insumos de la bodega, lo que refuerza el control sobre los inventarios.
• Hoja de costo u Orden de producción: Para cada lote de producción o pedido específico, se suele llevar una hoja de costos donde se acumulan todos los costos directos (materiales, mano de obra) e indirectos aplicados a esa orden. Este documento consolida la información de requisiciones de materiales y boletas de tiempo asociadas a un producto o lote, y permite calcular el costo unitario una vez completada la orden. Las hojas de costos por orden sirven como libro mayor auxiliar detallando el contenido de la cuenta Producción en Proceso por cada trabajo. En sistemas de costeo por procesos, se utilizan reportes de producción departamentales en lugar de hojas por orden, pero cumplen una función similar de acumulación de costos a nivel de cada centro de costo.
• Boleta de tiempo (Parte de producción): Formato donde se registran las horas trabajadas por cada empleado de producción y cómo se distribuyen esas horas entre distintas órdenes o actividades. Por ejemplo, un operario puede imputar 5 horas al lote #1001 y 3 horas al lote #1002 en su boleta diaria. Estas boletas (validadas por tarjetas de reloj o sistemas digitales) son la base para calcular el costo de mano de obra directa que se cargará a cada orden o departamento. El departamento de costos utiliza estos datos para contabilizar la mano de obra en Producción en Proceso conforme a la distribución de tiempo registrada. Adicionalmente, las boletas de tiempo identifican actividades de mano de obra indirecta (por ejemplo, tiempo de mantenimiento o limpieza), las cuales no se cargan a una orden específica sino que forman parte de los CIF generales.
• Análisis de distribución de CIF: Planilla o reporte donde se resumen todos los costos indirectos de fabricación acumulados en el período (por naturaleza: electricidad, depreciación, alquiler de fábrica, materiales indirectos, etc.) y se distribuyen a los centros de costo o órdenes de producción según la base de asignación elegida. Este documento indica, por ejemplo, el total de horas máquina del mes y calcula la tasa de CIF por hora, aplicando así los costos indirectos a la producción. Sirve de soporte para el asiento contable que carga CIF a Producción en Proceso (por departamento) y acredita la acumulación de CIF por aplicar. También facilita el análisis de variaciones entre CIF reales y aplicados, al comparar el total de costos indirectos incurrido con el total distribuido a producción.
• Comprobante de transferencia a Productos Terminados: Cuando se termina una orden de producción o se completa la fabricación de cierto lote de artículos, se elabora un comprobante interno para dejar constancia de la transferencia de esos bienes desde la planta hacia el almacén de productos terminados. Este documento, a veces llamado nota de entrega de producción terminada, especifica el identificador del lote, la descripción del producto, la cantidad producida y el costo asignado, y es firmado por las áreas de producción y almacén. Constituye el soporte para registrar contablemente el traspaso: débito a Inventario de Productos Terminados y crédito a Producción en Proceso por el costo de producción terminada transferido.
• Factura de venta y Remisión de despacho: Finalmente, al vender los productos a un cliente, la factura de venta es el documento comercial que soporta la transacción (detalla precios, cantidades y condiciones de pago) y la remisión de despacho o guía de envío confirma la entrega física de la mercancía. Copias de estos documentos llegan al departamento de contabilidad, donde sirven de base para registrar la salida de esos bienes del almacén de productos terminados. Según estos soportes, se realiza el asiento de costo de ventas: se acredita la cuenta de Inventario de Productos Terminados y se debita la cuenta de Costo de Ventas por el costo correspondiente a esos artículos vendidos. De esta manera, la factura y la remisión vinculan la contabilidad de costos con la contabilidad financiera de ventas, asegurando que por cada venta registrada haya una salida de inventario con su respectivo costo.

Todos estos documentos soporte garantizan la trazabilidad de las operaciones de costos y proporcionan evidencia para auditoría. Además, permiten comparar lo planificado vs. lo real (por ejemplo, las requisiciones de materiales pueden compararse con los estándares de consumo o recetas; las horas registradas en boletas con las horas estimadas por orden, etc.), facilitando el análisis de eficiencia y el control de variaciones en el sistema de costos.

Relación con el Estado de Resultados y el Estado de Situación Financiera

El estado de costos de producción y ventas está estrechamente ligado a los estados financieros principales, aunque generalmente es un informe de carácter interno o complementario. La relación con el Estado de Resultados se manifiesta en el rubro de costo de ventas. El valor final obtenido como “Costo de los productos vendidos” en el estado de costos es exactamente la cifra que se reporta como costo de ventas en el Estado de Resultados del mismo período. Este costo de ventas se enfrenta a los ingresos por ventas para calcular la utilidad bruta de la empresa. Por lo tanto, una correcta determinación del estado de costos asegura que las utilidades estén calculadas sobre bases precisas. En empresas manufactureras grandes, a veces en las notas a los estados financieros publicados se detalla la composición del costo de ventas (materias primas, mano de obra, indirectos) de forma similar a como lo mostraría un estado de costos interno, precisamente para que los usuarios externos entiendan en qué partidas se concentra el costo de producción. En empresas comerciales, como se mencionó, el costo de ventas en el estado de resultados proviene principalmente de las compras de mercancía y de la variación de inventarios de mercancía, sin necesidad de un estado de costos tan elaborado.

La relación con el Estado de Situación Financiera (Balance General) se da a través de las cuentas de inventarios. Los saldos finales de Inventario de Materias Primas, Producción en Proceso y Productos Terminados que se derivan de la contabilidad de costos (tras todos los registros de consumos, transferencias y ventas del período) se reflejan en el balance como parte del activo corriente (normalmente agrupados bajo el rubro Inventarios). Estos importes representan los costos capitalizados que la empresa ha invertido en materiales no usados, en producción no terminada y en productos terminados no vendidos al cierre del período. De esta forma, el estado de costos provee la conciliación entre los movimientos de inventarios y el costo de ventas: por ejemplo, explica cómo a partir del inventario inicial y las compras de materias primas se llegó al inventario final tras consumir cierta porción en la producción, o cómo del costo de producción terminada y los inventarios de productos terminados se obtiene el costo de ventas del período, integrando perfectamente con las cifras del balance general y del estado de resultados.

Es importante notar la diferencia de enfoque temporal entre el estado de costos y los estados financieros principales. El estado de costos tiene un carácter dinámico, pues sigue el flujo de los costos a lo largo del periodo (desde la compra de materiales hasta la venta del producto terminado). En cambio, el estado de resultados recoge de forma resumida los gastos del periodo (incluyendo el costo de ventas ya como un monto global) y el balance general presenta una foto estática de los inventarios en una fecha determinada. Dicho de otra forma, la contabilidad de costos distingue entre costos y gastos de acuerdo con su rol en la generación de ingresos: un costo de fabricación inicialmente se registra como activo (inventario) y no se convierte en gasto del periodo hasta el momento en que el producto asociado se vende, pasando entonces a ser parte del costo de ventas. Esto garantiza el principio de correspondencia, emparejando los costos con los ingresos que ayudan a producir.

Para concluir, el estado de costos de producción y ventas complementa a los estados financieros tradicionales al proveer una visibilidad detallada de la estructura del costo de producción, facilitando el análisis de eficiencia y rentabilidad por parte de la gerencia. Su estructura diferenciada – enfocada en los elementos del costo y los movimientos de inventario – contrasta con la de otros estados financieros: mientras el estado de resultados presenta el costo de ventas como una sola línea y el balance general solo muestra los inventarios finales como cifras agregadas, el estado de costos discrimina cómo se llegó a esos valores, mostrando la transformación de materias primas en productos terminados y finalmente en costo de mercancía vendida. De esta manera, cumple su objetivo de explicar la estructura del costo de la organización, sirviendo de puente entre la contabilidad interna de manufactura y la presentación externa de resultados financieros.

Taller Alpina Andina S.A.S.

Producto: Queso semimadurado de 500 gramos. Período: Abril 2025.

Datos disponibles

Inventarios iniciales (01 de abril)

• Materias primas: $185.000.000
• Producción en proceso: $60.000.000
• Productos terminados: $140.000.000

Movimientos del período

• Compras de materias primas: $420.000.000
• Mano de obra directa: $210.000.000
• Costos indirectos de fabricación:
• Energía eléctrica: $38.000.000
• Depreciación maquinaria: $22.000.000
• Insumos indirectos (sal, enzimas, empaques): $16.000.000
• Mantenimiento equipos: $10.000.000
• Supervisión de planta: $14.000.000
• Inventario final de materias primas: $150.000.000
• Inventario final de producción en proceso: $85.000.000
• Inventario final de productos terminados: $130.000.000

Instrucciones

1. Elaborar el Estado de Costos de Producción y Ventas del mes de abril 2025.

2. Determinar el costo unitario por bloque de queso, considerando que se produjeron 200.000 unidades en el mes.

3. Integrar el costo de ventas calculado al formato del Estado de Resultados (únicamente parte de ingresos y costo de ventas).

4. Analizar dos posibles causas por las que el inventario final de producción en proceso aumentó respecto al inicial.

5. Proponer acciones gerenciales para optimizar el costo de producción.